Genel Sekreterlik

Genel Sekreterlik, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcıları ve kendisine bağlı aşağıdaki birimlerden oluşan Genel Sekreterlik; üniversite bünyesindeki idari birimlerin birbirleriyle uyumlu çalışmaları için gerekli koordinasyonu sağlar ve rektöre bağlı çalışır. Ayrıca, YÖK ve diğer resmi kurumlarla yapılan yazışmaları ilgili mevzuata uygun nitelikte yürütmekle sorumludur.

Üniversitenin amaçları doğrultusunda idari görevleri yerine getirecek yeterli kadroyu kurmak yine Genel Sekreterliğin görevleri arasındadır.

Uluslararası Ofis

Yurt dışından başvuran veya bir eğitim programına kabul edilen öğrencilere yardımcı olmak amacıyla Üniversitemiz bünyesinde Uluslararası Ofis oluşturulmuştur.

Akademisyenlerimiz ve ilgili birimler uluslararası öğrenciler konusunda bilgilendirmekte, Medipol Üniversitesi’ne kabul edilen öğrencilere rehberlik yapmaktadır. Ayrıca değişim programlarıyla üniversitemizin işbirliği içinde bulunduğu yurt dışındaki üniversitelere gitmiş olan öğrencilerimizin güvenli ulaşımı, barınması ve her türlü destek hizmetleri ile onların taleplerine yönelik işlemler bu ofis tarafından yürütülmektedir.

Basın – Yayın Ofisi

Basın-Yayın Ofisi, üniversitenin stratejik hedefleri doğrultusunda baskılı ve dijital, süreli ve süresiz yayınların hazırlanması; kurumsal sosyal medya hesaplarının ve kurumsal web sitesindeki yayınların yönetimi; medya ilişkileri faaliyetlerinin üst yönetim ile koordineli bir şekilde yürütülmesi faaliyetlerinden sorumludur.

Bilgi Teknolojileri Dairesi

Bilgi Teknolojileri Dairesi’nin temel görevleri,

  • Üniversitenin yeni bilişim ihtiyaçlarını belirlemek ve planlamasını yapmak,
  • Üniversitenin resmi web sitesinin ve üniversiteye bağlı tüm resmi diğer bağlantıların yönetimini yapmak,
  • Üniversitenin bütün birimlerinin ihtiyaçlarına uygun analiz yaparak uygun gördükleri yazılım çözüm desteğini sağlamak,
  • Üniversite bünyesindeki kampüs ve yerleşkelerde elektronik iletişimi(e-posta iletişimi), network yönetimi ve güvenliği, crm veri güvenliği ve yönetimi, gerekli tüm donanımın sağlanması,
  • Bilgisayar ve e-posta şifre işlemleri ile benzeri teknik destek hizmetlerinin sağlanması.

Sağlık Kültür ve Spor Dairesi

Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, tüm çalışanlarımız ve öğrencilerimizin ihtiyaç duydukları her türlü sağlık işleri ve tedavilerini gerçekleştirmek, öğrencilerin sosyal, kültürel danışma ve rehberlik ile spor gereksinimlerini karşılamakla görevlidir.

Öğrencilerin kültürel, sosyal ve kişisel gelişmelerine yardım eden ders dışı faaliyetleri bilinçli bir şekilde oluşturmak, geliştirmek ve denetlemek amacı ile kurulmuştur. Öğrencinin üniversite hayatına uyumunu kolaylaştırıcı ve destekleyici programlar geliştirir ve uygular.

Öğrenci İşleri Dairesi

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı mevzuatlar çerçevesinde Ön Lisans, Lisans, Yüksek Lisans ve Doktora seviyesindeki öğrencilerin kayıttan mezuniyete özlük işlemlerinin takibini Medipol Eğitim Bilgi Sistemi ( MEBİS ) ile gerçekleştirir.

Daire Başkanlığı Tarafından Yürütülen İşlemler; 
– ÖSYM (YKS-DGS), Yatay Geçiş (kurum içi-kurumlar arası), Özel Öğrenci, Lisansüstü, Çift Anadal ve Yandal ile eğitim almaya hak kazanan öğrencilerin kayıt işlemlerinin yapılarak özlük dosyalarının oluşturulması, 

– Yeni kayıt ve durum değişikliği (kayıt silme, kayıt dondurma, kayıt çözme, mezuniyet vb.) olan öğrenciler ile ilgili işlemlerin yapılarak YÖKSİS’e bildirilmesi,

– YKS ile yeni kayıt olan öğrencilerin indirimli seyahat kartı (BELBİM) işlemlerinin takip edilmesi, Öğrenci Belgesi ve Askerlik Durum Belgesinin (EK-C2 / EK-6) hazırlanması, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na gelen kurum içi ve kurumlar arası tüm resmi yazışmaların KEP (Kurumlar arası Elektronik Posta), EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) yoluyla yapılması, arşivlenmesi, posta işlemlerinin takip edilerek öğrencilerle ilgili yazıların sicillere taranması,

– Türkçe ve İngilizce Hazırlık Programından muaf olan öğrenci işlemlerinin yapılması, not düzeltme, mazeret, isteğe bağlı bütünleme ile üç ders sınavlarının açılması, okutulacak derslerin, öğretim görevlilerinin, açılan programların ve akademik takvimin sisteme tanımlanması,

– Üniversite WEB sitesinde yer alan Sık Sorulan Sorular ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı sayfasındaki bilgilerin güncellenmesi, Aday Öğrenci Sayfasının sorumlu birimlerle işbirliği içinde takip edilmesi, yeni kayıtlar (YKS, DGS, Yatay Geçiş, Çift Anadal, Yandal) için başvuru, kayıt ve ders seçimi duyurularının hazırlanması, gelen maillerin cevaplanması, ilgili birimlere yönlendirilmesi ve raporlanması,

– Mezuniyet aşamasına gelen öğrenci işlemlerinin tamamlanması ,diplomaların basılması ve tescile (Sağlık Bakanlığı/ İl Sağlık Müdürlüğü) gönderilmesi, Yandal Sertifikası, Diploma Eki, Onur ve Yüksek Onur Belgelerinin hazırlaması, Diploma ve Diploma Eki Defterinin basılması, diplomaların dağıtılması ve diploma kayıp işlemlerinin takip edilmesi,

– Vakıf Denetleme Formlarının, Faaliyet Raporunun, Hizmet Envanteri ve Hizmet Standardının hazırlanması, Rektörlük ve diğer resmi kurumlarca istenen çeşitli bilgi ve istatistiklerin hazırlanması, YKS, DGS ve Yatay Geçiş kontenjanlarının YÖKSİS’e bildirilmesi.

Hukuk Müşavirliği

            Hukuk Müşavirliği 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanununun 51. Maddesi ve 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname’nin 26 ve 35. Maddeleri gereğince oluşturulmuş bir ana hizmet birimidir. Doğrudan Genel Sekreterliğe ve Rektörlüğe bağlıdır. Üniversitemizin üçüncü şahıs ve kurumlarla olan uyuşmazlıklarında adli ve idari mercilerde Üniversiteyi temsil etmek, haklarını korumak ve savunmakla mükelleftir. Ayrıca hukuki konularda Üniversite dâhilinde danışmanlık hizmeti vermektedir.
Hukuk Müşavirliğinin görevleri şunlardır:
a) Üniversitenin öğrencileri, diğer kişi ve kurumlarla olan anlaşmazlık ve uyuşmazlıklarında adli ve idari mercilerde üniversitenin haklarını savunmak,
b) Üniversitenin tasarruflarının yürürlükteki kanunlara uygun olarak icrasında, idareye yardımcı olmak,
c) Verilecek benzeri diğer görevleri yerine getirmektir.

Kütüphane

Kütüphane, üniversitenin eğitim, öğretimini ve bilimsel araştırma faaliyetlerini desteklemek, basılı ve elektronik bilgi ve belge ihtiyacına, gerekli bilgi kaynağını sağlamak ve cevap vermek amacıyla kurulan ve hizmet veren kurumdur.

İnsan Kaynakları ve Planlama Dairesi

Üniversitenin personel politikası ile ilgili çalışmalar yapan bu birim, kaliteli personel istihdamının sağlanması ve çalışan personelin motivasyonunun sağlanmasına yönelik uygulamalarda bulunur.

Üniversitemizin akademik ve idari personelinin her türlü özlük işlemlerini kanun, tüzük, yönetmelik ve üniversitemiz yönergelerine göre yürütür. Dairenin temel görevi, doğru zamanda, doğru yerde, doğru insan ilkesi çerçevesinde insan gücü planlaması yapmak ve bu yönde politika geliştirmektir. Üniversitemizde ilk olarak göreve başlayanların uyum eğitimleri ile sürekli meslek içi eğitim sorumluluğunu taşır.

Strateji Geliştirme Dairesi

            İdarenin stratejik planlama çalışmalarına yönelik bir hazırlık programı oluşturmak. Stratejik planlama sürecinde ihtiyaç duyulacak eğitim ve danışmanlık hizmetlerini vermek. Stratejik planlama çalışmalarını koordine etmek. Faaliyet raporlarını hazırlamak, idarenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek. İdarenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek, idarenin ve birimlerin belirlenen performans ve kalite ölçütlerine uyumunu değerlendirerek üst yöneticiye sunmak. Stratejik planın hazırlanması, güncellenmesi ve yenilenmesi çalışmalarını yürütmek.
İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının geliştirilmesi ve uygulanması konularında çalışmalar yapmak, yıllık performans göstergeleri geliştirmek, birimlerin uygulama planları yapmalarında onlara rehberlik etmek, dönem sonlarında durum değerlendirmesi yapıp, alınması gereken tedbirleri ilgili birimlere iletmek görevleri arasındadır.

İdari ve Mali İşler Dairesi

            İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Üniversitemizde hizmet ve faaliyetlerin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için insan, para ve malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak amacıyla kurulmuştur. Üniversitemizin öngörülen bütçesi için gerekli bilgi, belge ve istatistikleri toplayarak değerlendirmek ve plan, program ve ilkelere göre hazırlamak. Hizmetlerin yerine getirilebilmesi için gerekli araç-gereç, makine-teçhizat, demirbaş ve tüketim malzemelerinin temini için gerekli planlamaları yaparak bunlarla ilgili ayniyat işlemlerini yürütmek. Üniversitemiz birikimlerinin ve hizmetlerinin sorunsuz yürütülebilmesi için gerekli malzeme ve hizmetlerin ilgili yasa ve mevzuat dâhilinde; mevcut kaynaklar ile satın alınması. Tüm akademik ve idari personelin bordro işlemleri, Sosyal güvenlik kesintileri ve vergilerin hesaplanması, ek ders ücretlerinin hesaplanması ve ödenmesi, öğrenci kayıt döneminde ücretlerin hesaplanması, tahsili ve takibi, demirbaş ve envanter işlemlerinin takibi, gelirlerin toplanması, tahsili ve takibi, borç ve alacakların takibi, tüm muhasebe işlemleri, kayıt ve belgelerinin takibi, finans hizmetleri, yasal beyan ve bildirgelerin süresi içerisinde tanzimi ve bildirimi bu birimin görev ve sorumlulukları arasında yer almaktadır.

Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı

Üniversitemiz için gerekli olan yapı, tesis, onarım, bakım, imalat, etüt, proje, keşif, ihale ve denetleme işlerinde Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığının görevleri arasındadır.

Üniversitemiz bina ve tesislerinin projelerini yapmak, ihale dosyalarını hazırlamak, yapı ve onarımla ilgili ihaleleri yürütmek, inşaatları kontrol etmek ve teslim almak, bakım ve onarım işlerini yürütmek,
Jeneratör, havalandırma sistemleri ile çevre düzenleme ve asansör bakım ve onarımı ile benzer işleri yürütme Yapı İşleri Dairesinin faaliyetlerindendir.

Rektörlüğümüze bağlı Fakülte, Yüksekokul, Enstitü ve Merkezlerin kullanmakta olduğu bina ve tesislere ait onarım ve tadilat talepleri ile yeni ihtiyaç duyduğu bina ve tesislere ait, yapım talepleri Rektörlük Makamı, Sorumlu Rektör Yardımcıları yolu ile Daire Başkanlığı”na ulaşır.
Taleplerin özelliğine göre röleve, etüt proje, yaklaşık maliyet hazırlıkları yapılır. Bütçe imkânlarına bağlı olarak söz konusu ihtiyaçlar; yürürlükteki Kamu İhale Kanunu ve bununla ilgili Mevzuat Hükümlerine uygun olarak karşılanır.

Destek Hizmetleri Dairesi

Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı, Üniversitenin tüm altyapı ve ulaşım hizmetleri ile yapı ve emlak işlerini yürütür; gerekli olan araç, gereç, mal ve malzemenin teminini sağlar, kaydını tutar. İhtiyaç duyulan hizmet ve faaliyetlerin zamanında, ekonomik ve etkili bir şekilde yerine getirilmesi için mevcut olan işgücü, finans ve malzeme kaynaklarının optimum bileşimini sağlar. 

Destek Hizmetleri Dairesi olarak;

-Binanın, personelin ve öğrencilerin güvenliğini “profesyonel firmalarca” sağlamak ve denetlemek
-Temizlik işlerinin uzman ekiplerce ve modern ekipmanlar ile yapılmasının sağlanması ve kontrolünü yapmak
-Yemek, kafeterya ve sosyal mekanların kaliteli ve ehil personelce veya firmalarca yürütülmesi, takip ve denetlenmesi işlerini yapmak
-Bakım Onarım, ısınma, barınma, bahçe ve çevre düzeni işlerini yürütmek
-Sivil Savunma ve çevre güvenliği ekiplerini kurarak işlevsel hale getirmek ve denetlemek
-Gerektiğinde Üniversite adına temsil ve ağırlama işlerini yürütmek, çelenk koyma işlemlerini yerine getirmek
-Ayniyat, demirbaş kayıt işlemleri ile depolama işlemlerini yürütmek